RFP یا “درخواستی برای پشنهاد (قیمت و شرایط)” چیست؟

چگونه RFP بنویسیم؟
اینها همگی سوالات متداولی است که خیلی ها راجع به آن نوشته و در موردشان بحث کرده اند.

در این مقاله سعی می کنیم ویژگی های یک RFP خوب و صحیح را مطرح کنیم و در نهایت شیوه صحیح RFP نوشتن را بیاموزیم.

RFP مخفف Request For Proposal می باشد.

RFP یک درخواست است،که معمولا در جریان خرید یک کالا،خدمات یا یک دارایی با ارزش مطرح می شود و به دنبال آن شرکت هایی که پتانسیل ارائه آن را دارند اعلام قیمت و شرح خدمات می کنند.

درخواست مشابهی به نام RFQ نیز وجود دارد که در آن خریدار عملا از تامین کنندگان دعوت به عمل می آورد تا قیمت پیشنهادی ارائه دهند.

البته در RFQ که مخفف Request For quotation است جزئییات بیشتری از قیمت پیشنهادی شامل نحوه پرداخت،نقد یا طی حواله اسناد بانکی، مدت تسویه و … نیز ارائه می شود.

پس از ارائه RFP یا RFQ شرکت درخواست کننده کالا یا خدمات می تواند از شرکت تامین کننده درخواست یک RFI که درخواستی برای اطلاعات است بکند تا با شیوه کاری آنها ، ویژگی های محصول شرایط پرداخت،شرایط پیاده سازی و … آشنا شود.

RFI که مخفف Request For Information می باشد در توسط درخواست کننده (خریدار) نوشته و توسط تامین کننده ( فروشنده) پاسخ داده می شود.

RFI در حقیقت به دنبال RFP و RFQ ارسال می شود.

در ادامه به ضرورت نوشتن یک RFP قدرتمند اشاره می کنیم.

در اصل یک RFP :

تشویق و ایجاد کننده انگیزه برای شرکت های تامین کننده است تا درخواست شما را با دقت بیشتری بررسی کنند و بهترین و متناسب ترین پیشنهاد دهند.
نیاز یک شرکت است که مشخص شود هدف از خریداری آن چیست.
هشداری است برای شرکت های تامین کننده که متوجه باشند فرایند خرید یک فرایند انتخاب رقابتی است.
اجازه یک انتخاب ویسع و گسترده را با واکنش هایی که از RFP ها گرفته می شود به خریدار می دهد.
تضمین می کند که تامین کنندگان به یک نیاز پیش بینی شده پاسخ داده اند و قادر به انجام درخواست شما هستند.

مشخصات یک RFP صحیح و کامل :

یک RFP معمولا درخواستی فراتر از قیمت یک محصول یا خدمات است.

سایر درخواست ها می تواند شامل رزومه کاری شرکت برای پیاده سازی ،زمینه های همکاری اطلاعات مالی (تضمین محصول که به ورشکستگی منجر نشود)، ظرفیت های فنی که می تواند شامل درخواست نمونه های از قبل ساخته شده (پیاده ازی شده) باشد.

اطلاعات محصول برای مثال در بحث خرید یک نرم افزار اطلاعات شیوه ها و روش های برنامه نویسی آن،فناوری های مورد استفاده در آن و .. ، درخواست مرجعی برای راهنمایی ، سوالات متداول و .. ، درخواست اطلاعاتی در مورد به پیاده کنندگان و تولید کنندگان محصول و پروژه شامل فارق التحصیل شدگان دانشگاه و کارشناسان ارشد شرکت برای ارائه مشاوره و راهنمایی در مورد پیاد سازی سیستم و …

RFP ها شامل مشخصات آیتم های محصول (یا خدمات) درخواستی از ارائه کنندگان می باشد،هر چه جزئیات درخواست ریزتر و بیشتر مطرح شود امید است که شرکت ارائه دهنده پیشنهاد همه جانبه دقیق تری را مطرح کند.

معمولا RFP به یک لیست از ارائه کنندگان محصول مورد تایید یا گلچین شده اراسال می شود تا فرایند پاسخگویی و جمع بندی در سطحی با کیفیت بالا انجام شود.( برای مثال ممکن است شرکت هایی با سابقه و تجربه کم خدماتی را نصف قیمت بقیه شرکت ها پیشنهاد دهند که موجب سردرگمی خریدار می شود.)

ارائه کنندگان شرکت داده شده در مناقصه یک “proposal” به خریدار ارسال می کنند که در آن زمان و تاریخ قید شده است و می توانند این ادعا را داشته باشند که نسبت به پروپزال هایی که مدت زیادی است از آنها گذشته سیاست جدید را اتخاذ کنند.

پروپزال ها نیز در دو سطح مالی و فنی ارائه می شوند که خریدار را از هزینه های تمام بخش ها مطلع سازد و آنها را با مشکلات و مسائل احتمالی آشنا سازد.

در این این نکته را متذکر می شویم که تغییرات نهایی پس از رد و بدل شدن RFP و Proposal ها به عنوان سندی برای شروع همکاری محسوب می شوند.

RFP تنها یک لیستی از ویژگی های مورد نیاز نیست و شامل موارد زیادی است که رعایت کردن آنها شما را در رسیدن به خواسته تان سوق خواهد داد.

منبع: آذران وب